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27 Juin

Entre le pompier et l’architecte, votre coeur balance? par Isabelle Ducharme

Êtes-vous un pompier ou un architecte?

l0h25 lundi matin : vous êtes au bureau. Vous venez tout juste de terminer une conversation non planifiée de 30 minutes avec un partenaire ou un client potentiel. Vous avez 3 pages de notes griffonnées au cours de cette conversation. Il y a une rencontre prévue avec votre équipe à 11h00, dans environ 30 minutes donc. La réceptionniste vient tout juste de déposer 4 messages téléphoniques devant vous. Vous avez une session majeure de planification stratégique dans 2 jours pour laquelle vous devez formuler des idées. Votre collègue vous a subtilement passé le message ce matin, en la croisant dans le corridor, qu’elle attend vos commentaires sur le mémo qu’elle vous a fait parvenir hier par courriel, et ce, avant la rencontre qui aura lieu aujourd’hui à15h00.  Un autre collègue se pointe dans votre cadre de porte, la mine piteuse et vous dit : ‘’ ‘faut que j’te parle, as-tu deux minutes?’’ Et dring dring, voilà votre téléphone qui sonne…

Ça vous paraît familier? Un peu? Beaucoup?  Cette mise en situation inspirée des écrits de David Allen, un gourou de la gestion du temps, communique bien à mon avis le fait que, pour bon nombre d’entre nous, les journées passent et qu’on a l’impression qu’elles nous glissent entre les doigts. Comment faire, dans tout le brouhaha, pour s’assurer de travailler sur les priorités, les ‘’priorités prioritaires’’, comme me demandait dernièrement une gestionnaire en formation.

J’aime beaucoup utiliser la stratégie des 4 quadrants de l’expert en leadership Stephen Covey qui me permet d’avoir un certain sentiment de maîtrise sur ma journée et parfois même, de sérénité quant à ma charge de travail. 

Pour ce faire, allez vous chercher une feuille blanche de papier. Allez-y, je vous attends. C’est bon, vous avez une feuille? Ok, maintenant, divisez votre feuille  en 4 carrés. Tracez habilement  une  première ligne sur le sens de la longueur du haut de la feuille jusqu’au bas. C’est fait? Bien. Tracez une seconde ligne sur le sens de la largeur de gauche à droite. Et hop, vous avez maintenant un super outil de gestion du temps. (Enfin, presque, on va lui rajouter un peu de fioriture.)

Numérotez vos carrés comme suit :

I

 

II
III

 

IV

Maintenant, mettons dans le haut du tableau, dans les carrés I et II, les choses qui sont importantes. Comme on définit l’importance? Une action est importante si elle me permet de me rapprocher de mes objectifs. Plus une action me permet d’accomplir un objectif, plus elle est importante. Par exemple, si je dois monter un site web pour mon entreprise, le fait de chercher de la formation sur ce sujet et m’y inscrire serait des actions importantes; alors que le fait de naviguer sur Internet pour mon simple plaisir le serait moins, disons.

2e critère; l’urgence. Inscrivez urgent dans les carrés I et II. Une activité est urgente si elle est exerce une pression de l’extérieure sur moi, sans que je cours après. Le téléphone qui sonne, les courriels qui entrent, le photocopieur qui bloque, l’employé qui démissionne, ainsi que tous les projets avec des échéances (date limite pour demander une subvention ou déposer mon rapport TPS/TVQ), ce sont toutes des urgences à des degrés divers. Ce sont des choses qui me forcent à réagir.

Si certaines tâches sont urgentes, d’autres, avouez-le, le sont nettement moins. Même chose pour l’importance.  Alors si je combine mes 4 critères, vous devriez avoir un tableau sur votre feuille qui ressemble au mien ici bas :

I  Urgent

   Important

 

II Non urgent

   Important

III Urgent

    Non Important

 

IV Non Urgent

   Non important

La chose à retenir, c’est que les quadrants I et III des actions urgentes me forcent à réagir. Alors que le quadrant II me demande d’être procactif, d’agir avant que ce soit urgent. Et ça, la proaction, ça semble être une valeur à contre-courant parfois.

Nos sociétés du XXIe siècle carburent à la rapidité et à l’urgence : Internet haute vitesse, fast food, tout se fait vite, tout doit être fait pour hier. On nage dans cette pression souvent extérieure à nous-mêmes qui nous pousse à agir et qui nous donne, quelque part, l’impression qu’on est bien occupé… Mais à la longue, ça use de toujours éteindre des feux. 

Alors enlevez votre chapeau de pompier, sortez du quadrant I de l’Urgent & Important un peu et commencez à passer plus de temps dans le quadrant II, celui des activité non urgentes & importantes : c’est le quadrant de la planification, de la réflexion, des discussions enrichissantes, de la formation, du coaching, de l’analyse, du repos et des loisirs (oui oui, le repos et le loisir devraient faire partie de votre gestion du temps).  Le quadrant II, c’est le quadran du développement, de l’accomplissement, du bonheur au travail, quoi.   C’est le quadrant de l’architecte : celui où je prend le temps de faire des plans, esquisser des projets et dessiner l’avenir de mon organisation et les moyens de réaliser ces rêves….

Et vous, vous rêvez à quoi dans votre entreprise? Qu’est-ce que vous savez que vous voulez accomplir au travail mais que les urgences vous empêchent de faire, faute de temps? Et comment parvenez-vous à maîtriser les urgences? 

 

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