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27 Juin

S’cuze, as-tu deux minutes? Ou comment gérer les interruptions au boulot, par Isabelle Ducharme

Où allez-vous lorsque vous voulez vraiment travailler?

C’est la question qu’un entrepreneur américain, Jason Fried, pose au cours d’une conférence sur l’inefficacité de nos milieux de travail. Posez la question autour de vous et vous obtiendrez fort probablement les mêmes réponses que Fried a obtenues.

Lorsqu’on veut travailler, on s’installe :

1. Dans un lieu spécifique : Dans le sous-sol, dans la cuisine, au café du coin, dans la salle de conférence, etc.

2. Dans un moyen de transport: une voiture, un autobus, le train.

3. A un moment précis de la journée: tôt le matin, tard en fin de journée, la fin de semaine quand personne n’est là.

Personne ne répond: ‘’Au bureau’’. Ironique, quand même… Quand on pose la question ‘’ Où allez-vous lorsque vous voulez vraiment travailler?’’, personne ne répond: ‘‘Au travail!’’

Pourtant, les entreprises achètent des bâtisses, signent des baux pour des locaux, les équipent d’ordinateurs, de bureaux, de chaises, d’un micro-ondes, alouette!  En espérant que les employés s’y présentent tous les jours et y travaillent.

Pourquoi ne parvient-on pas à travailler au travail? Qu’ont en commun le café du coin, l’autobus et la fin de semaine au bureau? Je vous le donne en mille : ils sont pratiquement libres d’interruptions.

Les interruptions sont, en grande partie, des activités du quadrant III : Urgentes mais Non Importantes. Urgentes parce qu’elles proviennent des autres qui exercent une pression quelconque sur moi pour obtenir ce qu’ils veulent. Non Importantes parce qu’elles ne sont habituellement pas liées à l’atteinte de mes objectifs. Le téléphone qui sonne sans arrêt, les courriels qui entrent, les Xe réunion pour discuter encore une fois du même sujet, les ‘’As-tu deux minutes?’’, le patron qui micro gère ses équipes et veut des comptes-rendus très (trop?) fréquents…Vous reconnaissez-vous?

Bref, en cette fin de Carême, à quelques jours de Pâques, inspirée par, non pas, le Saint-Esprit, mais par la conférence de Jason Fried, je vous livre donc les Dix Commandements des Bureaux Efficaces.

1er commandement : Des temps de silences à mes collègues  je donnerai
Fried suggère qu’une demi-journée par semaine soit consacrée…au silence!  Imaginez tout le boulot que vous pourriez abattre si pendant, 3 heures  consécutives, 2 heures ou même une seule petite heure, personne ne venait vous parler! Personne! Aucune interruption!  Ok, ceci ne s’applique pas aux réceptionnistes et au personnel au service à la clientèle, on s’entend. Mais pour tous les autres dans le bureau ou en production, posez-vous la question : qu’est-ce que je serai capable d’accomplir si j’avais 3 heures sans interruption ?

2e commandement :  Mes questions  je réunirai
Inspiré du commandement précédent, prenez l’habitude de ne pas déranger vos collègues, employés et patrons pour une seule question. Planifiez des rencontres courtes et régulières, 15 minutes tous les matins par exemple, et tentez de garder les points non urgents pour la prochaine rencontre. Notez vos questions et commentaires et donnez-vous la règle que, si ce n’est pas urgent, vous ne vous levez pas de votre chaise pour moins de 5 items sur votre liste.

3e commandement : Les courriels avec jugement j’utiliserai
Si vous devez transmettre une information non urgente, rédigez un courriel, c’est l’outil idéal. Son destinataire pourra le lire au moment le plus opportun pour lui au lieu de devoir interrompre son travail lorsque vous arrêtez ‘’juste 2 minutes’’ dans son cadre de porte…Et comme votre collègue et vous-même suivez le prochain commandement, il ne sera pas interrompu par l’arrivée dudit courriel.

4e commandement : L’alerte d’arrivée de courriels je désactiverai
Vous savez, le petit ‘’ding’’ qui sonne chaque fois qu’un courriel entre dans votre boîte de réception? Ou cette petite fenêtre qui affiche un aperçu du nouveau courriel en bas de votre écran? Sincèrement, est-ce que vous devez réellement répondre dans la minute à tous vos courriels? Prenez l’habitude de vérifier vos courriels 3 ou 4 fois dans la journée et le reste du temps, fermez votre logiciel de courriel et travaillez sur un dossier prioritaire.

5e commandement : A mon répondeur les appels je laisserai
Au palmarès des interruptions, le téléphone livre une compétition féroce aux courriels pour la 1ere place. De la même façon que vous n’êtes pas obligés de lire tous les courriels dès leur arrivée, libérez-vous de l’obligation de répondre à tous les appels qui entrent. Investissez dans une boîte vocale ou un bon répondeur. Sinon, vous pouvez organiser des tours de garde avec un collègue : entre 8h30 et 10h, c’est Caroline qui prend les appels puis de 10h30 à 12h00, ce sera Yves qui les prendra. Partagez la responsabilité, ne serait-ce que pour 30 minutes, que pour 15 minutes. C’est incroyable tout ce qu’on peut accomplir en 15 minutes lorsqu’on est concentré et que rien ne vient briser notre élan.

6e commandement : Non disponible parfois je serai et le communiquerai
Un de mes clients pose une affichette rouge octogonale sur sa porte sur laquelle est inscrit : ARRÊT PATRON AU TRAVAIL. De façon humoristique, il fait savoir que, pour une courte période, à moins d’urgence, il souhaite ne pas être dérangé pour pouvoir se concentrer sur une tâche. Non seulement son équipe a appris à respecter ce temps ininterrompu mais plusieurs collègues ont réclamé une affichette ‘’Arrêt’’. Ça marche! A utiliser avec modération toutefois : l’affichette perd de sa valeur si vous la laissez en permanence sur votre bureau.

7e commandement : Mes réunions au régime je mettrai
Une réunion d’une heure, ça ne coûte qu’une heure de temps de travail à l’entreprise, vrai? FAUX!  Une réunion d’une heure à laquelle participent 8 personnes monopolise non pas une, mais huit heures de travail. Assurez-vous que les seuls participants à la rencontre soient ceux qui doivent réellement y être pour contribuer activement à la discussion et prendre des décisions. Pour tout ce qui est information, appliquez le 3e commandement.

8e commandement : La prochaine réunion j’annulerai!
Inspirés par le 7e commandement ? Allez plus loin : Jason Fried considère que les réunions sont LA plus grande perte de temps en entreprise et suggère tout simplement d’annuler la prochaine réunion prévu à votre agenda! Puis, voyez si, vraiment, ça a un impact réel sur vos opérations. Fried fait le pari que cette annulation n’aura que peu d’effet sur la productivité de votre semaine.

9e commandement : A mon équipe ma confiance j’accorderai et les suivis je limiterai
Après les réunions, Fried considère que les gestionnaires sont la 2e source majeure d’interruptions. ‘’ A quelle étape est rendu tel projet? Est-ce que ceci est fait? Ce sera fait quand?’’  Etc., etc., etc. Oui, si vous êtes gestionnaire, votre rôle est de vous assurer que le travail se fait bien et en respectant les échéanciers. Mais peut-être pouvez-vous prendre le temps de rencontrer vos gens le matin pour savoir où ils en sont, de quoi ils ont besoin de votre part pour avancer et puis ensuite, laissez les travailler! (Voir commandements numéro 1 et 2).  Faites confiance qu’en cas de pépin, ils viendront vous consulter.

10e commandement : De la vitamine N je prendrai
Après les Omégas-3, je prédis que la vitamine N viendra révolutionner notre santé. Quoi, vous ne connaissez pas la vitamine N? Et bien, il s’agit d’une vitamine qui s’active dans notre corps et crée une grande sensation de satisfaction. L’action de cette substance se déclenche lorsqu’on dit ‘’Non’’ au lieu de dire ‘Oui’’ tout le temps. Sans blague, apprenez à dire ‘’Non’’. Dire  ‘’Oui’’ à toute demande sans en juger la pertinence, par peur de déplaire, c’est comme dire ‘’Non’’ à tous mes autres engagements que je vais devoir pousser et négliger pour répondre à cette nouvelle demande.

Provocateurs, mes dix commandements? Je l’espère bien!  Acceptez-vous le défi d’en appliquer un? Deux? Trois? Lesquels mettrez-vous en pratique au cours de la semaine à venir?

Pour visionner la courte conférence (en anglais avec sous-titres français) de Jason Fried: Why work doesn’t happen at work

 

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